Grâce à notre expertise dans l'accompagnement, le conseil, la gestion et l'organisation, nous vous aiderons à répondre à vos attentes. Notre expérience est à la fois basée sur une philosophie de «partenariat» et sur nos solides relations professionnelles, vous garantissant une collaboration fructueuse.

Secrétariat

Nous fournissons un bureau central pour gérer votre association, maintenant un lien permanent avec vos membres et partenaires. Grâce à nos branches dans plusieurs pays, nous assurons des heures d’accueil étendues et répondons à chaque requête dans des délais très courts. Nous représentons votre association et ses valeurs fondamentales, et nous fournissons une plate-forme qui centralise information, communication, références et matériel pour votre association.

Contrôle des Finances

Grâce à notre expérience sur le marché des associations, nous aidons nos clients à prendre les bonnes décisions financières, en analysant les revenus et les dépenses dans leur contexte global et en les ajustant par rapport à vos attentes. Nous vous aidons à prendre les bonnes décisions pour garder et recruter les membres, pour organiser vos réunions et conférences et pour gérer vos frais d'exploitation pour l'association. Les chiffres parlent d'eux-mêmes: au cours des 10 dernières années, nous avons vu le nombre de membres tripler et le revenu de la conférence annuelle augmenter entre 25% et 50% en moyenne.

Conférence annuelle

Nous dirigeons, collaborons, conseillons et organisons votre conférence pour en assurer le succès, réaliser vos objectifs et atteindre vos buts. Notre philosophie de «partenariat» associée à nos solides relations professionnelles garantissent le succès de votre conférence. Nous travaillons en étroite collaboration avec les sous-comités pour assurer un suivi efficace. Notre équipe composée de membres expérimentés et dynamiques vous guident et vous conseillent à chaque étape pour permettre aux comités en place de se concentrer sur les questions globales. Nous développons et suivons un plan d’action réaliste et précis avec rigueur, ce qui vous permets de garder l'esprit tranquille sur la production de votre conférence dans son ensemble et dans ses moindres détails, y compris avant et pendant l’évènement. Notre plan d’action couvre la production de la conférence et s’achève avec la présentation des rapports finaux de l’évènement.

 
Gestion des membres

Nous offrons des services clés en main pour la gestion des membres. Nous examinons la situation dans son ensemble pour le recrutement et la rétention. Retenir les membres existants permet non seulement d'économiser de l'argent, mais crée également un réseau marketing fiable. S'ils sont satisfaits, ils parleront à d’autre des bénéfices que votre association leur rapporte. Notre soutien ne se limite pas à de la logistique, nous fournissons planification stratégique et programmes marketing, gestion financière et exécutive ainsi qu’un service client qui répond rapidement et efficacement aux besoins de vos membres. Les réunions de membres et les opportunités de réseau en ligne sont des moyens essentiels pour maintenir le lien avec votre communauté. Nous vous aidons à générer des opportunités et à contribuer au développement éducatif et professionnel de vos membres pour leur offrir une gamme complète d’avantages.

Marketing & Relations publiques

Votre association nécessite une équipe d'experts capables de gérer votre image ainsi que ce que vous souhaitez communiquer à vos membres et partenaires. Nous établissons des relations de collaboration entre votre association et vos partenaires pour que chacun en retire des bénéfices. Nous identifions une ligne de conduite avec nos clients et maintenons une communication substantielle avec vos membres et votre industrie ; nous proposons nos services pour vos relations publiques, pour vous aider à établir et assurer votre visibilité auprès de votre cible.

Réunions Locales et Régionales

Nous organisons vos réunions et événements locaux et régionaux avec la même approche que pour votre conférence annuelle: chaque événement est important, peu importe sa taille. Nous assurons la réussite de vos réunions en définissant des objectifs avec vous et gérons la logistique en prenant soin de chaque détail. Communication, inscriptions, gestion sur site sont des éléments que nous couvrons pour organiser vos événements locaux ; nous assurons la liaison avec les fournisseurs pour vous permettre de vous concentrer sur le développement de votre réseau sur place, et tirer le meilleur parti de votre événement en communiquant avec vos pairs, partenaires et membres.

Gestion des résumés scientifiques

Legend propose un service clé en main et hautement personnalisable pour la gestion des résumés scientifiques, pour offrir un service facile et aisé pour la soumission, la revue et la création de l’agenda. Grace à son expérience dans ce milieu, l’équipe de Legend offre un service de haute qualité permettant d’assurer et de respecter les exigences techniques tout en soutenant le contenu scientifique des évènement de nos clients.

Définition des Objectifs

L’organisation d'une conférence ne se limite pas à planifier la logistique. Cela implique également de comprendre les objectifs globaux de nos clients et les intégrer pleinement dans la planification, afin que les bénéfices de l'événement persistent une fois la conférence terminée. Imaginez que l’impact de votre conférence ne se limite pas à 1’000 personnes pendant une soirée mais plutôt qu’il continue pendant des semaines pour toucher 5'000 personnes? En travaillant conjointement avec le comité d’organisation, nous identifions le public cible, établissons des objectifs financiers, planifions la logistique et coordonnons les aspects techniques pour façonner un événement fluide. L'analyse post-événement étudie le retour sur investissement qui sera à intégrer dans une perspective globale et qui servira pour les prochaines éditions.

Contrat avec le lieu de l’évènement

Nous communiquons avec le lieu choisi et négocions pour vous un contrat qui définira les conditions de la collaboration, tout en protégeant les parties impliquées. Nous comprenons le langage des fournisseurs et leurs spécifications, grâce à l’expérience de notre équipe de leur côté de la barrière, et nous le retranscrivons en un langage que nos clients peuvent apprécier. Nous nous assurons que la logistique et les questions financières et juridiques engagées sont entièrement couvertes par ce contrat, tout en accompagnant nos clients dans le processus pour que toutes les parties se comprennent mutuellement et travaillent main dans la main.

Gestion des VIP et orateurs

Nous faisons en sorte que l’expérience soit la plus enrichissante possible pour les orateurs, dès le moment où ils reçoivent leur confirmation de participation jusqu’au moment où ils quittent la conférence. Nous leur envoyons une invitation officielle et gérons leurs déplacements et leur séjour sur place, et nous nous occupons des détails techniques de leurs présentations. Vos valeurs fondamentales sont véhiculées à travers la façon dont nous gérons de vos personnalités; et notre personnel chevronné est qualifié pour l'accueil de personnes éminentes ou de dignitaires du gouvernement à des conférences. Nous sommes habitués aux exigences protocolaires qui entourent ces personnes et sommes heureux de gérer cet élément pour vous. Un ou plusieurs membres de notre équipe sont personnellement dédiés à cette mission, pour assurer une communication efficace, gérer les inscriptions, l'hébergement et les déplacements et assister les conférenciers sur site pour leur présentation orale et leur besoins techniques.

Gestion du Programme

Le programme est la vitrine d'un évènement et il doit être établi en tenant compte des objectifs principaux de la conférence. Sessions générales, sessions secondaires, ateliers, tables rondes, nous conseillons nos clients sur les détails logistiques, tout en communiquant régulièrement avec le comité du programme pour s'assurer que le contenu est correctement mis en valeur et attirera le public ciblé.

Logistique

Nous fournissons nos services pour gérer la partie technique de la conférence, et nous retranscrivons les besoins de nos clients en des termes que les fournisseurs comprennent pour s’assurer qu'ils livrent en temps et en heure, et d’après le budget fixé. Nous planifions la signalisation; les besoins en audiovisuel; nous contractons le service d'interprétation simultanée et proposons notre aide pour tous les détails en rapport avec la conférence.

Marketing Stratégique

Nous développons des plans marketing variés pour promouvoir, sensibiliser et stimuler la participation à nos conférences, grandes ou petites, pour en garantir le succès. La liste de nos services de marketing comprend également la conception et la publication, la création de logos, le design et l’établissement de chartes graphique commerciales adaptées pour définir un « style » pour chaque conférence, qui servira entre autre pour les annonces et les différents supports de communication. Nous proposons nos services de gestion de site internet et nous nous assurons que ce site spécialement conçu deviendra une plateforme centrale pour tous les participants potentiels qui recherchent des informations sur la conférence et souhaitent s'inscrire en ligne.

Nous développons des messages électroniques marketing ciblés pour promouvoir, sensibiliser et stimuler la participation de divers marchés cibles. Nous nous assurons que nous atteignons et touchons votre cible grâce à une utilisation chevronnée de base de données et par des moyens de communications électroniques appropriés. Nous possédons l’expertise nécessaire pour gérer les médias, nous travaillons en étroite collaboration avec la presse et les entreprises de relations publiques spécialisées pour couvrir l’évènement auprès des médias adéquats et garantir une collaboration fructueuse.

Hébergement

Nous proposons des solutions pour l’hébergement et recommandons des établissements adaptés pour les participants. Une fois les hôtels sélectionnés, nous négocions les contrats les plus intéressants pour votre événement. Les participants peuvent sélectionner leur hébergement via le système d’inscriptions en ligne, ou réserver directement auprès de l’hôtel. Quelle que soit l'option de réservation choisie, nous suivons les contingents de chambres contractés de près pour faire en sorte que les frais d’annulation ou de dédommagement soient éliminés ou réduits.

 
Choix du site

Nous assistons nos clients dans le choix de leur lieu pour faire en sorte que leur événement favorise les échanges dynamiques et soit bénéfique pour leur réseau. "Emplacement, emplacement, emplacement», disent les professionnels de l'immobilier, comme eux nous croyons en cet adage, et nous nous servons de notre expérience pour guider nos clients sur le choix du site en gardant toujours à l'esprit les objectifs de l'événement.

Gestion financière

Nous comprenons les enjeux liés à la réalisation d’objectifs financiers. Nous développons des budgets réalistes et réfléchis en collaboration avec les comités, qui deviennent une feuille de route essentielle pour la gestion des événements de nos clients par la suite. Nous sommes persuadés qu’un budget juste et réaliste ainsi que le contrôle des coûts est à la base de la réussite et aide le comité à rester serein. Nous nous adaptons avec facilité aux nombreuses procédures financières et politiques de nos clients. Parmi nos services, nous proposons aussi : Gestion complète du budget, gestion et analyse des revenus et des dépenses, réception de fonds sur comptes bancaires ou fiduciaires, négociation et administration des fournisseurs et gestion fiscale globale.

Briefings

Nous pensons que communiquer de façon claire est un élément déterminant dans notre milieu. Nous produisons des documents instructifs détaillés pour nos clients, orateurs, fournisseurs et notre personnel temporaire pour nous assurer que tous disposent des renseignements nécessaires et se sentir à l'aise durant l'événement. L’objectif de nos briefings est de servir de référence, et de guider et soutenir ceux à qui ils sont destinés tout au long de l'événement.

Inscriptions

Nous organisons régulièrement des conférences importantes grâce à notre gestion efficace des inscriptions et l’attention que nous portons aux détails. Nous fournissons un service d'inscription et paiement en ligne compréhensif pour les événements de nos clients. Nous proposons un système facile d’utilisation qui permet les inscriptions en ligne et la réservation de chambres d’hôtel en temps réel, avec possibilité de paiement immédiat par carte de crédit et envoi de confirmation instantané. Nous fournissons également un service non-virtuel pour les délégués qui le souhaitent. Nous sommes convaincus que gérer des inscriptions implique plus que le simple traitement de formulaires, en effet nous représentons nos clients et nous nous assurons que les participants bénéficient d’une assistance dédiée et efficace tout au long de la conférence. Que ce soit par email, téléphone ou télécopieur, nous garantissons une réception immédiate de confirmation pour toute inscription et répondons sous 24 heures aux demandes de renseignements même les plus spécifiques. Les services d’inscription que nous proposons comprennent: système d’inscription en ligne complet avec possibilité de paiement; réservation d’hébergement; inscription aux événements sociaux avec paiement en ligne; réservation de visites avec possibilité de paiement, accès sécurisé aux rapports d’inscription pour les comités.

Gestion sur site

La façon dont nous organisons nos conférences est soigneusement planifiée et administrée pour fournir un service haut de gamme qui comprend la communication, la logistique et la supervision globale pour garantir un parfait déroulement des évènements sur place. Tous les membres de notre personnel sont formés en service clients, et chacun veille avec soin sur les intervenants pour les assister le cas échéant. Nous ne nous limitons pas à répondre à vos attentes pour la restauration: nous allons au-delà. Gérer les besoins de banquets pour des conférences nécessite de l’expertise, des connaissances spécifiques, de l’investissement et une grande attention aux détails. Nous répondons aux besoins de nos participants et veillons plus particulièrement sur les besoins spécifiques, régimes alimentaires et allergies lorsque nous collaboration avec nos fournisseurs. Les services que nous proposons sur site comprennent également la gestion de personnel temporaire qualifié et la supervision des évènements sociaux et culturels.

Sponsors & Expositions

Nous travaillons en étroite collaboration avec les comités pour favoriser la réussite à court et long terme des partenariats de sponsoring pour obtenir un résultat satisfaisant pour tous les intervenants. Nous vous conseillons et vous apportons des solutions dont vous pourrez tirer les bénéfices, et fournissons un service haut de gamme pour les sponsors. Nous pensons qu’il est important que toutes les parties concernées comprennent leur importance dans l’organisation de la conférence. Grâce à notre longue expérience avec des comités divers, des entreprises et des agences commerciales spécialisées dans la vente d’espaces d'exposition et de développement de stratégies évènementielles, nous faisons en sorte que chaque exposant se sente important et que leurs besoins soient satisfaits de façon professionnelle.

Évènements sociaux

Nous nous assurons que tous les événements sociaux concordent avec les buts et objectifs de la conférence. Qu’il s’agisse d’un dîner officiel pour 2000 convives ou d’un cocktail intime pour 30 personnes dans un lieu privilégié, d’un barbecue en pleine nature ou d’une représentation privée avec artistes de renommée internationale, nous nous assurons de véhiculer les objectifs de votre conférence grâce à une présence sur place discrète tout en garantissant résultats et service optimaux.

Choix du lieu et des fournisseurs

Nous gardons toujours à l'esprit les objectifs de nos clients pour trouver l’endroit parfait pour leur événement. Nous assurons la liaison avec les fournisseurs locaux et trouvons les meilleurs professionnels pour faire de votre événement une expérience unique. Nous définissons le concept de votre événement, nous produisons les feuilles de routes et commandes de restauration, nous coordonnons les fournisseurs et interprètes ainsi que la logistique sur place et fournissons un personnel dédié pour vous accompagner sur site.

Logistique

Nous fournissons nos services pour gérer la partie technique de l’évènement; et nous retranscrivons les besoins de nos clients en des termes que les fournisseurs comprennent pour s’assurer qu'ils livrent en temps et en heure, et d’après le budget fixé. Nous planifions la signalisation, les besoins en audiovisuel, et nous assistons pour tous les détails en rapport avec l’évènement, qu’il s’agisse de la communication ou des transports, des sons & lumières ou du vin servi à table.

 
Évènements sociaux

Nous nous assurons que tous les événements sociaux concordent avec les objectifs de l’évènement, que le but soit de motiver, réunir ou communiquer des idées. Qu’il s’agisse d’un dîner formel ou d’un cocktail intime, d’une visite guidée privée ou d’une activité fédératrice pour votre équipe, d’un barbecue en pleine nature ou d’une représentation privée avec artistes de renommée internationale, nous nous assurons de véhiculer les objectifs de votre conférence grâce à une présence sur place discrète tout en garantissant un résultat et un service optimaux.

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